Wewnętrzne webinary dla pracowników: Jak maksymalizować ich efektywność i przekazać wiedzę w dynamiczny i angażujący sposób?
Twoja organizacja jest spora i nie wiesz, jak przekazać wiedzę w dużej skali? Twoja jedyna myśl to webinar, ale czujesz, że nie da efektu, na którym Ci zależy?
Webinary są popularne, ale naszym zdaniem nie wykorzystuje się ich pełnego potencjału w procesie uczenia się i rozwoju pracowników. Na co zatem zwrócić uwagę? Oto szczegółowa instrukcja dla działu HR oraz przełożonych, jak zwiększyć efektywność webinarów i wycisnąć z nich wszystko, co się da.
Określ cel i efekt
Niby oczywiste, a jednak nadal spotykamy się z zaproszeniami na webinar, który ma TEMAT, a nie ma zdefiniowanego celu ani oczekiwanego efektu dla jego uczestników. Bez jasno zdefiniowanego celu istnieje ryzyko, że uczestnicy nie będą w pełni angażować się w treść szkolenia lub nie zrozumieją, dlaczego dana wiedza jest dla nich istotna. Dlatego kluczowe jest sprecyzowanie, czy celem jest dostarczenie nowej wiedzy, rozwój umiejętności praktycznych czy może motywowanie do zmiany zachowań? Celem może być też przygotowanie do warsztatu lub poinformowanie o zmianie i inspiracja, jak sobie z nią poradzić.
Dodatkowe pytania na które warto sobie odpowiedzieć:
- Co uczestnicy mają zrobić ze zdobytą wiedzą?
- Czego się od nich oczekuje?
- Kto ma ten cel zakomunikować i nadać temu odpowiednią rangę?
Interaktywność
Webinary powinny być interaktywne, chociaż zwykle kojarzymy je jako monolog wykładowcy. Przed webinarem zastanów się, jak zaangażować uczestników w aktywny udział w szkoleniu. Istnieje wiele sposobów, aby zapewnić interakcję: zadawanie pytań, wykonywanie zadań praktycznych na wirtualnej tablicy, prowadzenie dyskusji grupowych czy nawet symulacje sytuacji zawodowych. Można też realizować quizy po krótkich dawkach wiedzy, aby podnieść emocje, a tym samym zwiększyć szansę na zapamiętanie. Interaktywność sprawia, że uczestnicy są bardziej zaangażowani i aktywnie uczestniczą w procesie uczenia się, co z kolei przekłada się na lepsze wyniki szkolenia.
Przykładowe narzędzia, których używamy: mentimeter, mural.
Praktycznie
Kluczowe jest dostarczenie uczestnikom konkretnych narzędzi i działań, które będą mogli zastosować w praktyce po zakończeniu webinaru. Oprócz samej wiedzy, ważne jest, aby uczestnicy otrzymali praktyczne wskazówki i rozwiązania, które będą mogli natychmiast wdrożyć w swojej pracy. To właśnie praktyczna wartość dodana sprawia, że webinar staje się dla uczestników bardziej użyteczny i wartościowy. Im krótsza forma tym bardziej wprost powinna być instrukcja jak to przełożyć na swoją codzienną pracę.
Prowadzenie we dwójkę
„Właśnie odsłuchałam Wasze nagranie o celach – czułam się jakby z Wami na tej kawie siedziała – dziękuje!” to reakcja na nasz styl przekazywania wiedzy w Pilotki Zmian.
Aktualizując więc tegoroczną ofertę naszych webinarów uznałyśmy, że podtrzymamy ten klimat również na spotkaniach u Was w firmach i dlatego proponujemy, aby prowadzić je we dwójkę. Dlaczego? Patrzymy na dany temat z różnych perspektyw, mamy różnorodne doświadczenia, a przy tym budujemy atmosferę swobodnej rozmowy, która zachęca do słuchania.
Prowadzenie webinaru przez dwie osoby może przynieść dodatkowe korzyści: pokazanie różnych perspektyw na temat omawianej problematyki czy prowadzenie bardziej dynamicznej dyskusji. Dodatkowo, obecność dwóch prowadzących może sprawić, że webinar stanie się bardziej atrakcyjny i interesujący dla uczestników, bo mamy też różne style komunikacyjne i zwracamy uwagę na różne rzeczy.
Role podczas webinaru
- Prowadzący wiodący – główny ekspert w temacie
- Ko-prowadzący – uzupełnia o swoją perspektywę, wspiera dialog ze słuchaczami, może odpowiadać na czacie lub robić na żywo notatki z wypowiedzi eksperta wiodącego. Ko-prowadzącym może być osoba z wewnątrz organizacji, np. szef lub dział L&D, który podpowiada rozwiązania dostępne w danym temacie wewnątrz organizacji (Np. ja opowiadam o feedbacku, a potem ktoś z HR u tego wewnętrznego mówi: tutaj macie takie wsparcie technologiczne, tu macie taką aplikację, a na tej stronie jak wejdziecie to sobie możecie pobrać to i to.)
- Wsparcie techniczne: dobrze mieć osobę, która zadba o aspekt techniczny aby w sytuacji problematycznej prowadzący nie musiał się tym zajmować
- Sponsor – czyli osoba z autorytetem, której obecność lub głos na wprowadzenie będzie nadawała wagę spotkaniu i wyjaśni, jak temat wpisuje się w strategię firmy/działu.
- Ambasador – jeśli to możliwe, warto zaprosić osoby, które wspierają dany temat i będą aktywnie to komunikować podczas webinaru, np. poprzez przykłady z życia – w ten sposób wzmocnicie przekaz oraz pokażecie, że to działa!
10 dodatkowych porad
Co jeszcze może uatrakcyjnić i wzmocnić efektywność webinarów?
- Mapy myśli, które uczestnik sam robi lub jest sporządzana wizualna notatka i wysyłana po szkoleniu (Lego w swoich raportach opowiada o uczeniu dorosłych w stylu “hands on = minds on”, czyli że nasze mózgi są włączone, kiedy nasze ręce są włączone, czyli zachęcamy ludzi do tego, żeby wzięli sobie analogową kartkę i długopis, żeby robili sobie własne mapy, myśli, notatki).
- Wycięcie krótkich fragmentów rozmowy i wysłanie do uczestników, którzy nie byli obecni na żywo, jako reklama do odsłuchania nagrania (marketing webinaru).
- Wycięcie krótkich fragmentów webinaru jako przypominajka merytoryczna plus do tego zadanie praktyczne do wykonania.
- Sporządzenie onepagerów i regularny mailing dla tych co wolą czytać małymi dawkami.
- Lepiej sprawdzają się webinary na żywo niż wideo do odtworzenia w swoim czasie – jest to bowiem forma zobowiązania wstępnego, która bardzo nam ułatwia uczestniczenie: skoro już się zobowiązaliśmy, zapisaliśmy na ten konkretny dzień, godzinę, to większa szansa, że przyjdziemy i odsłuchamy; szukanie “wolnego czasu” na odsłuchanie się zazwyczaj nie sprawdza. Jeśli masz dużą grupę – zorganizuj 2-3 terminy do wyboru.
- Aby zapewnić jednolity przekaz w 2-3 terminach, można dać nagranie, ale ekspert prowadzący jest obecny na żywo do Q&A w trakcie i po spotkaniu.
- “Metawebinar”, czyli dodatkowe spotkanie (może krótsze) dla przełożonych uczestników pierwotnego webinaru o tym, jak pracować z nową wiedzą i wspierać swojego pracownika w zmianie, rozwoju.
- Wdrożenie stymulatorów zmiany po webinarze w formie: checklisty przed spotkaniem, checklisty przed spotkaniem, trzy wskazówki do wdrożenia, jedno pytanie które zadasz na następnym spotkaniu.
- Stworzenie systemu wspierającego uczenie się: niech przełożony nie dzwoni w trakcie webinaru, niech zapyta przed spotkaniem, na co liczy w związku z tą nową wiedzą, niech pozwoli na home office lub pracę z jakiegoś komfortowego miejsca.
- Zaskoczenie formą: organizacje eksperymentują z jeszcze z lepszym dotarciem do uczestników np. poprzez robienie Walking Webinarów (w piątki, gdy każdy ma home office i każdy uczestnik miał iść na spacer podczas słuchania webinaru)
Dobrze przygotowany, poprowadzony webinar i dobrze zaprojektowane działania w całej tej ścieżce webinarowej sprawiają, że to jest całkiem skuteczna forma mikro learningu.
Zapraszamy Was do ściągnięcia poniżej propozycji praktycznych tematów, które realizujemy jako Pilotki, biorąc pod uwagę te wszystkie wskazówki. Zaproś nas do współpracy i zaprojektujemy wartościowe procesy uczenia się w Waszej organizacji!
Obejrzyj nasze nagranie z poradami.